Vous voulez organiser le prochain événement pour votre société et vous voulez confier la gestion de l’événement à une agence événementielle. Que ce soit une soirée d’entreprise, un séminaire, une convention, un défilé de mode, un anniversaire d’entreprise, une journée porte ouverte ou une prochaine soirée de vœux, une agence événementielle devra concevoir un événement servant efficacement vos objectifs stratégiques et comprendre votre problématique. Découvrez comment choisir une agence événementielle.
Le portefeuille des clients et les témoignages clients
Le portefeuille des clients d’une agence est, généralement, un critère rassurant et important pour un annonceur. De plus, la qualité de clients, leur notoriété et leur nombre prouvent les réussites, l’expertise et le professionnalisme d’une agence événementielle. Certains clients prestigieux peuvent, également, vous attirer. Cependant, il faut vérifier le niveau de l’intervention de l’agence d’événementiel sur ces grands noms. En effet, ils peuvent avoir fait office du sous-traitant pour un organisateur ou une autre agence. Un portefeuille des clients moins connus peut, également, signifier que l’agence veut intervenir sur la globalité des projets et aussi bénéficier de plus d’autonomie et de liberté sur les clients qui sont moins connus et plus petits. Une typologie e clientèle qui est identique à la vôtre peut ainsi être intéressante. Elle signifie, en effet, qu’une agence événementielle a une meilleure compréhension de votre secteur, de vos problématiques et de votre marché. Par ailleurs, vous pouvez, toujours, parcourir des témoignages des clients d’une agence événementielle sur le site web. Consultez, aussi, les publications qui sont liées aux événements organisés par une agence sur les réseaux sociaux des clients. Vous pouvez demander au responsable d’une agence de vous communiquer toutes les coordonnées des clients si vous avez aussi besoin d’être rassurés. Pour plus d’informations, cliquez sur www.agence-evenementiel.info
Premier contact avec une agence événementielle
Le premier contact avec une agence est, comme dans toute relation, primordial. Rencontrer l’équipe allant travailler sur votre marque, sur votre société ou sur votre problématique vous permet, aussi, de ressentir une synergie nécessaire pour le travail de qualité. Il faut analyser quelques points : L’agence événementielle démontre-t-elle la compréhension de votre problématique et de votre marque ? Semble-t-elle intéressée par le projet ? Montre-t-elle assez d’attention à votre égard ? Montre-t-elle un véritable enthousiasme ? L’agence événementielle, fait -elle preuve de curiosité ? Est-elle dynamique ? Une confiance commune est, aussi, un prérequis pour la collaboration plaisante, constructive et efficace. Il faut que ce premier échange vous permette d’établir cette confiance indispensable et essentielle. Vous devez vérifier que vous ayez le chef de projets qui est dédié et qui sera, également, votre interlocuteur privilégié durant toute la période de gestion et de préparation de l’événement et non la myriade de contacts vous faisant perdre un temps précieux. Il ne faut pas hésiter à demander à une agence de communication événementielle, parmi tous les événements qu’ils ont pu organiser et concevoir, quels ont été ceux qui sont leur coup de cœur. Ainsi, vous pourrez mettre en exergue si ladite agence fait preuve de l’émotion ou pas. Vous devez, aussi, voir si l’agence d’événementiel a une équipe souriante enthousiaste, chaleureuse et prête à relever les défis pour votre société.
Expertise de l’agence événementielle
L’agence d’événementiel est-elle spécialisée dans un seul domaine précis ou présente-t-elle plusieurs expertises afin de concevoir un événement sur-mesure ? Il faut, aussi, que l’agence événementielle est en mesure de mener à bien les deux types de missions lui incombant pour concevoir un événement. Il s’agit d’une mission de proposition et de conseil et une mission opérationnelle afin de réaliser et de gérer l’événement. De plus, une agence événementielle doit, également, proposer plusieurs expertises comme le lancement de produits, le défilé de mode, la soirée d’entreprise, l’anniversaire d’entreprise, l’inauguration de nouveaux services ou de nouveaux locaux, le séminaire, la conférence de presse, les relations presse, etc. Vous devez aussi voir si l’agence d’événement peut gérer la scénographie événementielle, les animations digitales et les animations plus classiques, la logistique, les prestations techniques comme écran leds, vidéo, éclairage, sonorisation, scène, la communication print, la restauration, la gestion de lieux, le transport, etc.
Niveau d’intervention
Une agence événementielle peut, aussi, intervenir intégralement sur l’événement ou ne gérer que la partie spécifique comme la communication, la technique, les animations, etc. Si vous avez, également, besoin que le prestataire gère la globalité d’événement, vous devez vérifier au préalable que celui-ci puisse l’effectuer. Ainsi, vérifier les ressources que ladite agence mettre pour la gestion de l’événement à votre disposition. Il faut que l’agence d’événement soit capable de s’adapter aux exigences des clients et fasse des propositions adaptées à l’entreprise ainsi que ses moyens. Vous devez, aussi, savoir le niveau de services qu’elle propose à ses clients en amont de prestation après et pendant l’événement. Préférez les agences qui sont spécialisées dans le mouton à cinq pattes et qui sauront, également, vous construire le projet qui est adapté votre entreprise.